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A Diferença Entre ECOMPLY e Documentos de WORD

Algumas vezes recebemos a indagação de potenciais clientes sobre como ECOMPLY se diferenciaria de documentos de Word (ou outros formulários em geral). “O que vocês oferecem não pode ser feito da mesma forma no Word ou outros formulários?”, eles perguntam. Neste artigo nós apontamos as diferenças entre usar (apenas) formulários e ECOMPLY na gestão da privacidade de dados. 

Background

Para cada trabalho existe uma ferramenta que pode ser melhor ou pior. Dessa forma, antes de seguirmos com a comparação, é importante entender o trabalho nas quais elas seriam aplicadas. 

Neste caso, estamos falando de gestão de privacidade de dados. Isso envolve auditar uma empresa, documentar processos e criar documentações relevantes, tais como políticas e relatórios. 

Normalmente, os profissionais de proteção de dados são confrontados com a tarefa de verificar os processos de uma organização, verificar sua legalidade, e dar recomendações para adequação e possíveis melhorias. Tendo em vista que atrás de cada processo existe uma pessoa responsável, essa análise é feita mediante o preenchimento de formulários. Esses formulários são então revisados, e as informações são extraídas e usadas para uma avaliação geral e emissão de relatórios. 

Microsoft Word

Embora Microsoft Word não seja o único software processador de texto disponível, ele é de longe o mais popular. De todo modo, tudo que escrevemos neste artigo se aplica igualmente para qualquer software processador de texto.  

De fato, Microsoft Word é geralmente a primeira ferramenta escolhida quando a coleta de dados se inicia. Isso se dá em razão da familiaridade das pessoas com a ferramenta. A criação de um formulário com as condições que você precisa pode ser facilmente criado, com a indicação exata sobre onde a informação deve ser incluída. Esses arquivos podem ser enviados por email para os destinatários, e esses, por sua vez, saberão facilmente como lidar com esses documentos, preenchê-los e encaminhá-los de volta para você. 

A vantagem dessa ferramenta é claramente sua disponibilidade e familiaridade. No entanto, existem desvantagens significativas em usar o Word para coletar informações de múltiplas pessoas:

  • Formulários precisam ser encaminhados por email. Existem milhões de coisas que podem dar errado aqui, tais como arquivos que não são anexados, antivírus bloqueando o e-mail, diferenças nos servidores dos clientes sobre a forma de lidar com anexos, entre outros. 
  • Os destinatários podem, ainda que sem intenção, alterar o formulário. Eles podem te mandar uma versão modificada sem que você perceba. 
  • Para cada destinatário você deve considerar um documento, resultando em centenas de documentos individuais que podem ser facilmente confundidos. 
  • Às vezes, os destinatários esquecem de preencher algo e te encaminham o mesmo formulário mais de uma vez, com informações diferentes. Cabe a você manter o controle das versões. Qual é o correto? Deveriam ser unificados? Você perde controle sobre a origem das informações.
  • Por último, documentos de texto como formulários possuem um problema inerente. Você está misturando forma e função. Embora você esteja interessado apenas no conteúdo, você tem que lidar com cada um dos documentos. Você não pode simplesmente dizer: extraiam-se todas as respostas!

Dessa forma, embora documentos de texto se apresentem como uma ótima forma de começar e fazem um trabalho razoável, pode rapidamente se tornar frustrante e bastante demorado ter que lidar com todos esses documentos. 

Tendo em vista que gestão de privacidade de dados é um processo bem definido e repetível, faz mais sentido automatizar os fluxos de trabalho.

ECOMPLY Data Protection Management

Justamente pelos fluxos de trabalho que se aplicam à gestão de privacidade de dados serem previsíveis e bem definidos, nós criamos o ECOMPLY para auxiliar nesses processos. 

Formulários de privacidade de dados tais como auditorias, atividades de tratamento, medidas técnicas e organizacionais, incidentes e requisições de titulares seguem um padrão. Ao usar formulários onlines, a informação incluída pode ser facilmente extraída. Embora a inclusão da informação em formulários online apresente a mesma conveniência que quando feito em documentos de texto, a mágica começa no momento em que o formulário foi respondido. 

As informações extraídas de formulários online podem ser reutilizadas e automaticamente aplicadas nos locais necessários. Porque o sistema ECOMPLY sabe a pergunta, também sabe como usar a resposta. 

Os relatórios são automaticamente gerados com as informações incluídas nos formulários. Até mesmo diagramas visuais como data maps podem ser automaticamente gerados sem a necessidade de interação humana. A informação pode ser facilmente convertida em diferentes formulários, pois não está limitada a um formato de arquivo ou software.

Por último, atualizações são facilmente implementadas. Caso você mude um questionário ou o modelo de um documento, tais mudanças serão automaticamente aplicadas em todos os outros documentos sem a necessidade de ter que abri-los um por um. 

Conclusão

Quando em contato com o software ECOMPLY pela primeira, alguns pensam que podem fazer a mesma coisa utilizando um (gratuito) documento de word. No entanto, a mágica não está contida em um único formulário. Está no uso das informações fornecidas ao sistema por trás dele. Uma vez lá, a informação pode ser utilizada em e-mails, relatórios, tabelas, diagramas ou análises. 

Quer ver o quão rico são os relatórios emitidos por ECOMPLY? Agende uma demonstração.


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Hauke Holtkamp, CEO ECOMPLY GmbH