Desafios e Responsabilidades do Setor Educacional na Adequação LGPD

O cotidiano de uma escola é repleto de dados pessoais, seja de professores e demais funcionários, seja de alunos e responsáveis, contendo um enorme volume de dados sensíveis, como dados de saúde e biométricos.

A aplicação da LGPD no setor educacional exige mais que a obtenção de consentimento dos pais ou da atualização de políticas de privacidade, exige o aculturamento por parte de toda a instituição com capacitações frequentes, revisão de procedimentos internos e consciência da importância de proteger dados.

Para profissionais da área de compliance, jurídico, TI e governança escolar, a conformidade é uma resposta estratégica a um ambiente que passa a tratar dados educacionais como ativos críticos, em especial em instituições que operam com uma grande quantidade de dados de menores de idade, como educação infantil, ensino fundamental e médio.  

^{Complexidade do tratamento de dados de crianças e adolescentes}

A LGPD trata particularmente dos dados pessoais de crianças e adolescentes, exigindo o consentimento específico e em destaque de pelo menos um dos responsáveis legais. No entanto, na prática, a gestão desses consentimentos requer:

• Sistemas de controle documental e auditoria com rastreabilidade de versões e logs de aceites;

• Sistema de controle e resposta imediata à revogação de consentimento ou solicitação de titulares;

• Estruturação de fluxos para revalidação de consentimentos em casos de mudança de finalidade (por exemplo, uso de fotos em redes sociais da escola ou participação em eventos externos);

• Cuidados adicionais em sistemas de reconhecimento facial, biometria e geolocalização no transporte escolar, que, se mal justificados, podem ser considerados excessivos.

Esses elementos exigem uma abordagem baseada no Relatório de Impacto à Proteção de Dados (RIPD ou DPIA), considerando o tratamento de dados sensíveis e de crianças e adolescentes, que envolvem maior risco.

Terceirização de serviços

Outro ponto crítico para quem atua na operacionalização da LGPD nas escolas está nos contratos com fornecedores, especialmente com sistemas de gestão escolar e plataformas de aprendizagem, aplicativos de comunicação com responsáveis (agenda digital, atendimento virtual), empresas de tecnologia e monitoramento, como câmeras de segurança e biometria, plataformas de avaliação, vestibulares e olimpíadas.

A maioria desses fornecedores atua como operadores de dados, mas nem sempre há cláusulas contratuais que disciplinem obrigações mínimas exigidas pela LGPD, como limitação de acesso; proibição de uso para finalidades próprias; regras de subcontratação; notificação de incidentes e eliminação de dados corretamente.

A ausência desses mecanismos expõe a escola a riscos de ser responsabilizada administrativamente e judicialmente, ainda que o vazamento de dados ocorra fora de sua infraestrutura.

Solução para a Adequação Educacional

Escolas, especialmente as que operam em ambiente híbrido ou com múltiplos sistemas interconectados, precisam estruturar um plano de resposta a incidentes de segurança da informação, com definição clara de fluxo de comunicação com titulares e com a ANPD; procedimentos de isolamento e contenção de riscos; avaliação de impacto; registro das lições aprendidas, conhecido como accountability, que consiste na demonstração da adoção de medidas eficazes e capazes de comprovar a observância e o cumprimento das normas de proteção de dados pessoais e eficácia dessas medidas (art. 6°, X da LGPD).

Foi pensando nisso, que ECOMPLY desenvolveu o EDUCOMPLY, voltado diretamente para atender as necessidades no setor educacional, a partir do gerenciamento de riscos, registro de atividades, garantia da governança de dados e muitos outros recursos de gestão escolar, de forma simples, centralizada e segura.  

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Plano de Adequação Educacional

Para que a adequação LGPD de instituições de ensino ocorra da melhor forma é necessário de ater a algumas etapas indispensáveis:

1. Mapeamento e catalogação de dados: levantamento de todos os dados coletados com a devida identificação da base legal.

2. Consentimento específico: se tratando de menores, a LGPD prevê que deve haver o consentimento específico de um dos responsáveis. Por isso, deve-se criar e revisar os termos de consentimento; identificar em quais situações o consentimento não é necessário, como no caso de proteção à vida ou a integridade, por exemplo; e garantir que o consentimento dado seja seguro e rastreável, realizando revisões periódicas, a fim de verificar quais foram revogados e quais se mantém.    

3. Segurança da informação: adotar medidas técnicas e organizacionais adequadas aos riscos, como criptografias, registro de logs de acesso aos dados, senhas fortes e autentificação 2 fatores.  

4. Identificar relação com terceiros: verificar todos os fornecedores que possuem acesso aos dados dos estudantes e funcionários, a fim de estabelecer cláusulas específicas para o tratamento correto de dados, sendo amplamente recomendado realizar o due diligence para avaliar o nível de maturidade do fornecedor em relação à proteção de dados.

5. Políticas e transparência: a instituição deve nomear um DPO e manter sua política de privacidade atualizada, disponibilizando informações como quais dados são tratados, como é feito o uso de imagens, descarte de dados, canal de comunicação eficiente entre titular de dados e DPO, garantindo transparência e os direitos dos titulares.  

6. Capacitação e treinamento: gestores, funcionários e professores precisam estar cientes das diretrizes da LGPD e das boas práticas de proteção de dados a serem adotadas em suas atribuições escolares e isso se dá a partir da implementação de treinamentos periódicos.  

7. Monitoramento contínuo: a instituição deverá elaborar o Registro de Operações de Tratamento de Dados (ROPA) e o Relatório de Impacto à Proteção de Dados (DPIA), além de manter um cronograma de auditorias internas e de revisões periódicas. Deverá ainda testar respostas a incidentes de segurança envolvendo dados de estudantes, garantindo a segurança de seus processos de tratamento de dados.  

8. Integração com outras regulações: a LGPD no setor educacional dialoga diretamente com o Estatuto da Criança e do Adolescente (ECA); Lei de Diretrizes e Bases da Educação (LDB) e Regulamentos de Conselhos de Educação e exigências do MEC, considerando que trata dados de crianças e adolescentes, público mais vulnerável, devendo atender a todas essas determinações conjuntamente.  

Educomply garante a execução de todas essas etapas de forma rápida, organizada e segura, permitindo que sua instituição tenha seus registros atualizados e em um só lugar, não sendo necessário perder tempo com planilhas diversas e processos pouco eficientes.  

Conclusão

A adequação LGPD nas escolas é uma transformação estrutural da forma como os dados pessoais são gerenciados no ambiente educacional. Para os profissionais que já atuam na área, o desafio está em sair do modelo de checklists e se aprofundar em programas contínuos de governança de dados, com enfoque na responsabilidade institucional e no cuidado com dados sensíveis de menores, e com EDUCOMPLY todo o processo se torna mais fácil.

A escola que trata a proteção de dados como eixo estratégico estará mais preparada para lidar com riscos jurídicos, exigências do mercado, questionamento dos pais e responsáveis e, sobretudo, com o compromisso ético de proteger a integridade e segurança de seus alunos.