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Diferença entre ECOMPLY e Planilhas de EXCEL

Para gerenciar e manter documentações de proteção de dados pessoais, quando é melhor usar planilhas e quando é melhor usar um sistema de gestão dedicado como ECOMPLY? Nesse artigo, vamos observar os prós e contras dessas duas abordagens comuns para gerenciamento de compliance com a Lei Geral de Proteção de Dados. 



O Trabalho a ser Feito

Não existe uma única ferramenta perfeita para todo trabalho. Para cada trabalho, há uma ferramenta que pode ser a ideal. Com isso em mente, vamos falar primeiramente sobre o trabalho que queremos dominar e então analisar qual ferramenta seria a ideal.

O objetivo é criar a documentação de compliance com a regulamentação de proteção de dados para uma ou mais organizações. Isso engloba:

·         Gerenciamento de tarefas e listas de afazeres

·         Realização e documentação de auditorias

·         Administração de informações (metadados) sobre a organização

·         Armazenamento e gestão de documentação de suporte (políticas, procurações, contratos, etc)

·         Registro de atividades de tratamento

·         Gestão de contratos de fornecedores

·         Registro de Incidentes

·         Registro de pedidos de titulares de dados

·         Registro de relatórios de impacto à proteção de dados

·         Registro de discussões e medidas adotadas. 

Benefícios do Excel

O Excel é uma ferramenta versátil e eficaz. Afinal, tem que existir um motivo pelo qual esse programa está presente na maioria dos (ou todos) os escritórios. Para começar, é barato. Começando um novo projeto? Por que não criar uma planilha no Excel?

Por causa do seu quase monopólio, existem benefícios no Excel: quase todo mundo sabe usar (pelo menos o básico). E quase todo mundo consegue abrir arquivos de Excel em seus computadores, é só enviar.

Além disso, o Excel pode ser chamado de WYSIWYG (“What you see is what you get”) ou, explicando em português, “O que você vê, é exatamente o que é, sem surpresas”. Você insere a informação onde quiser. Não tem nenhuma função oculta, que faça “mágica”. Se você quer mudar alguma coisa no Excel, basta clicar e digitar, simples assim.

Em resumo, tudo é possível em planilhas de Excel. Mas isso é uma faca de dois gumes. Por quê? Por um lado, você não sabe quando um projeto vai evoluir e quem vai participar dele, e o Excel deixa todas as portas abertas. 

Por outro lado, o Excel pode ser modelado de qualquer forma.Você enviou uma planilha para um cliente? Eles podem modificar a planilha drasticamente sem você ter o menor controle. Você queria fazer uma mudança rápida numa só célula, mas a planilha inteira mudou? Isso acontece. As planilhas dentro da sua equipe são todas diferentes umas das outras? Isso é comum, pois no Excel tudo é possível.

Para proteção de dados, planilhas até que são uma ferramenta flexível:

·      Você pode usar uma planilha de Excel para gerenciar tarefas, como por exemplo, colorindo células (Verde = Concluído, Vermelho = Pendente).

·      Você pode usar uma planilha para registrar as respostas de uma auditoria. Você também pode enviar a planilha para um cliente e pedir que ele preencha alguns campos.

·   Você pode arquivar listas como atividades de tratamento, fornecedores, inventário, incidentes e muito mais.

Para projetos de tamanho menor (mais controláveis), o Excel pode funcionar como uma ferramenta ideal, flexível e econômica. Mas o problema começa quando o projeto cresce. 

Contras do Excel

Confira os contras de se utilizar planilhas de Excel:

·    Se, com o passar do tempo, a documentação de proteção de dados cresceu, muita informação fica contida dentro da planilha, e ficam difíceis de ser encontradas.

·     Se a organização é complexa, ela vai envolver muitos (centenas de) arquivos que precisam ser administrados, enviados e recebidos. Encontrar, encaminhar ou referenciar esses arquivos é difícil, porque você precisa se lembrar de utilizar padrões de nomes de arquivo.

·        Quando há mais de uma pessoa trabalhando na documentação, é difícil saber o que está atualizado, o que está em progresso, e o que está desatualizado. Algumas vezes acontece de um trabalho ser salvo em cima de outro, e aqueles dados são perdidos para sempre.

·      Quando algo não está do jeito que deveria numa planilha de Excel, é muito difícil descobrir exatamente o que aconteceu.

·     Quando a mesma informação é necessária em outros arquivos, é preciso copiar e colar uma por uma, manualmente.

·  Criação de documentos (em arquivo de texto) é um processo manual que envolve horas de cópia e colagem de arquivos.

·       Quando a legislação muda, todos os arquivos precisam ser atualizados, um por um.

Planilhas são uma ferramenta versátil para projetos pequenos, mas vêm com o custo de não servirem a longo prazo, quando o projeto cresce, da mesma forma que um sapatinho de criança não serve mais depois de um tempo.

Benefícios do ECOMPLY

ECOMPLY foi desenvolvido para superar as limitações das planilhas na atividade de gestão e adequação à legislação de proteção de dados. Para começar, nos certificamos de que o programa seja fácil de usar, fornecendo apenas recursos que são necessários (diferente da abordagem “tudo é possível” do Excel). Prevenimos erros com checagens já embutidas no programa. Além disso, o ECOMPLY possui recursos que são praticamente impossíveis de se executar no Excel. Vamos dar uma olhada de perto no ECOMPLY.

Conhecendo melhor o ECOMPLY

ECOMPLY é uma ferramenta de propósito único: ela foi feita exatamente para gerir as informações e documentações relacionadas ao processo de proteção de dados. Nada mais e nada menos que isso. Por isso, é uma ferramenta cheia de orientação e estrutura que te ajuda durante o processo de adequação a atingir o seu objetivo.

Por trás da ferramenta, está uma base de dados inteligente, que possui muito mais que as duas dimensões presentes no Excel (linhas e colunas). As informações dentro do ECOMPLY só precisam ser inseridas uma única vez, e podem ser encontradas e utilizadas onde for necessário. Cada ponto de informação é registrado de maneira que daqui a anos, ainda será possível saber exatamente qual é a origem daquela informação.

O sistema ECOMPLY é multiusuário, então coordenadores, especialistas em proteção de dados e quaisquer outras pessoas envolvidas no projeto podem colaborar, dando adeus ao envio e recebimento repetitivo e frequente de arquivos.

Por ser um sistema de nuvem, atualizações tanto na lei como para novos recursos estarão imediatamente disponíveis para seus usuários e documentos. Com o ECOMPLY, nunca mais será necessário se perguntar se o arquivo está atualizado: ele sempre estará atualizado.

Um sistema de pesquisa junto com uma busca inteligente de informações garantem que você vai encontrar o que está procurando rapidamente.

ECOMPLY possui escalabilidade e está preparado para crescer, uma característica desejável em todo sistema, rede ou processo, pois ela aumenta a capacidade de manipular quantidades crescentes de trabalho de maneira uniforme e mantendo a qualidade.

Quaisquer documentos necessários são facilmente emitidos com o gerador de documentos embutido no sistema. Documentos de outras fontes (como contratos) são armazenados, guardados e anexados às atividades relacionadas, sendo facilmente localizados sempre que necessário.

Documentos de texto e planilhas ainda podem ser gerados e exportados para serem enviados por e-mail, arquivados ou impressos. No entanto, com ECOMPLY, esses arquivos não vão mais precisar ser guardados em arquivos físicos, eis que você possui fácil acesso ao arquivo digital a qualquer momento.

Avaliações de risco podem ser realizadas automaticamente em paralelo com modernos recursos visuais.

Ao utilizar o sistema ECOMPLY, você também vai encontrar qualquer recurso de nuvem que já está acostumado a ver em outros serviços: gerenciamento de usuários, lembretes por e-mail, tópicos de discussão e muito mais. 

Conclusão

Se você sabe como quer estruturar sua documentação e seu projeto é pequeno, então Excel pode ser a ferramenta ideal para você.

Mas se você puder investir numa assinatura ECOMPLY, estará pagando por conveniência, eficiência, orientação, escalabilidade e colaboração em equipe, investimento que pode ser  facilmente compensado depois do primeiro projeto. 

Resumo em Tabela

Para facilitar, resumimos os principais pontos deste artigo na tabela abaixo, mostrando as principais diferenças entre Excel e ECOMPLY:


 Planilhas Excel ECOMPLY Grátis, caso você já tenha uma licença Office (provável). Licença de acordo com o uso. Documentos podem ser enviados como anexos. Exporte ou envie planilhas como anexo ou colabore com outras pessoas dentro da própria plataforma ECOMPLY. Abordagem “What You See Is What You Get”, ou seja, sem surpresas. Inclua informações em relatórios online específicos. Emita relatórios quando necessário.  Possibilidade de alterar tudo - para o bem ou para o  mal Sistema estruturado com processos de autorização a fim de fornecer um framework consistente. Difícil acompanhar se os documentos estão atualizados.  A ‘idade’ e status das informações são rastreáveis. Necessidade de acompanhar inúmeras versões do mesmo documento manualmente. Grande possibilidade de caos. Tendo em vista que documentos são exportados sempre com base nas últimas informações incluídas, todos têm acesso à versão mais atualizada, sempre. Difícil achar informações em meio a muitos documentos. Sistema de busca e navegação que possibilita acesso fácil a informações e documentos relevantes. Lacunas são automaticamente identificadas.  Histórico de documentos precisa ser acompanhado e armazenado manualmente.  Diário de registros rastreia e registra automaticamente quaisquer alterações e versões dos documentos.  Documentos precisam ser enviados diversas vezes entre colegas e clientes. Colegas, clientes e terceiros podem colaborar diretamente na plataforma.  Muito tempo gasto copiando e colando informações, por exemplo, em relatórios para clientes.  Relatórios são gerados pelo sistema. Os dados são puxados automaticamente. Dados são comumente duplicados (copiados) quando necessários para diversos arquivos.  Dados não são duplicados (copiados), mas sim referenciados ou “linkados”.  Não se ajusta ao tamanho da organização, no caso de aquisição de múltiplos clientes ou no caso de trabalhos em equipe. Faltam sistemas de armazenamento, recursos de gerenciamento de projetos ou de acompanhamento de tarefas.  Funciona bem independente da quantidade de documentos, número de clientes ou membros da equipe. Possui acompanhamento de tarefas e sistemas de armazenamento inclusos.  Para atualizar documentos é preciso atualizar cada documento afetado manualmente.  As atualizações aplicam-se automaticamente para toda a base de dados e documentos.  Fácil de cometer erros.  Textos de ajuda e sistemas de checagem proporcionam assistência máxima ao usuário. É difícil referenciar entre múltiplos documentos. Dados e documentos referem-se facilmente uns aos outros, sem complicações.  Não apresenta análise de impacto à proteção de dados. Sistema de análise de impacto à proteção de dados embutido no sistema. Sem lembretes por e-mail.  Lembretes por e-mail sobre eventos importantes (como tarefas e comentários feitos por membros da equipe).  Suporte para múltiplos usuários somente através de uma plataforma subjacente (como Sharepoint). Suporte embutido para múltiplos usuários com Permissões de sistema de arquivos (File System Permissions).

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Hauke Holtkamp, CEO ECOMPLY GmbH