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Os 5 Principais Erros dos DPOs Alemães Cometidos em 2018

Eles foram Sobrecarregados


woman biting pencil while sitting on chair in front of computer during daytime

No início de 2018, praticamente ninguém viu a magnitude do PIBR chegar. A lei havia sido aprovada em 2016, mas foi somente em março de 2018 - apenas dois meses antes da data de aplicação - que o GDPR recebeu atenção significativa. As empresas não haviam usufruído do período de transição de dois anos que havia sido negociado. Ao invés disso, todas esperaram até o último minuto para fazer alguma coisa. Quando o jornal finalmente começou a fazer reportagens e os empresários tomaram consciência das possíveis consequências, os poucos responsáveis pela proteção de dados ficaram rapidamente sobrecarregados. 

Embora esta situação de alta demanda satisfazendo pouca oferta fosse muito atrativa para os RPD disponíveis e permitisse estabelecer altos preços pelas horas demandadas, a maioria dos RPD não haviam se preparado e nem mesmo preparado suas empresas para este nível de demanda. Seguindo suas rotinas estabelecidas, eles aceitavam alguns novos clientes e adiavam o restante para uma lista de espera ou simplesmente, os rejeitavam totalmente.

Eles deveriam ter se preparado com uma estratégia de captação de clientes que misturasse o lean e o onboarding em tempo hábil com um serviço prolongado, o que os fariam ser resolutivos e ainda ter tempo para continuar expandindo sua clientela. Porque a demanda viria rapidamente, mas também partiria rapidamente. Veja nosso artigo complementar sobre o tema.

Eles negligenciaram a captação


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Hoje, muitos DPOs olham com tristeza para trás, quando se lembram da corrida do ouro de 2018. Porque eles pensaram que duraria mais, porque eles pensaram que os clientes esperariam pacientemente e porque também pensaram que fornecimento permaneceria escasso, dando-lhes mais tempo. 

A realidade é que ao longo dos anos, mais DPOs foram treinados e certificados, criando uma reserva maior de pessoas qualificadas para atender a demanda. A simples inclusão do "DPO" em seu perfil no LinkedIn e a esperança de ser encontrado e contatado não é mais uma estratégia viável.

O que eles deveriam ter feito era ter mantido a aquisição forte para compensar o refluxo da maré. Se eles tivessem reservado tempo em sua agenda para a captação de clientes ao lado do atendimento de sua própria clientela, eles estariam hoje organizados e com uma lista sólida e extensa de pedidos e clientes. Nosso artigo sobre a entrevista com um DPO alemão descreve uma boa linha do tempo.

Eles apostaram na Tentativa e Erro


boy wearing gray vest and pink dress shirt holding book

Como na época a demanda era incrivelmente alta, a qualidade real do serviço de consultoria em proteção de dados não importava muito. Os clientes não conseguiam distinguir um bom serviço de um mau serviço. Consequentemente, muitos DPOs optaram por uma estratégia de "tentativa e erro", preparando documentos apenas quando precisavam deles. Eles não pensavam com antecedência sobre como conectar documentos, como evitar a duplicação de conteúdo e trabalho ou como manter a manutenção manejável. Muitas vezes eles confiaram que encontrariam tempo para resolver essas questões no futuro.

Novamente, o que eles deveriam ter feito era ter seguido um sistema simples, porém de fácil manutenção. Os clientes não são capazes de reconhecer um documento personalizado e de alta complexidade, nem estão dispostos a pagar por ele. Se eles tivessem optado por um sistema simples e estruturado, teriam sido capazes de colher economias de escala e crescer além dos negócios feitos à mão. Embora possa haver um argumento de que sistemas comprovados não haviam sido estabelecidos na época, este não é mais o caso da LGPD no Brasil, hoje, três anos mais tarde.

Eles subestimaram os custos de troca


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Aprendemos em nossa entrevista com o DPO alemão Jörg Hermann que (como muitos outros) ele iniciou seus primeiros dez clientes em um simples banco de dados. Conforme ele aprendeu e adquiriu mais experiência, suas exigências superaram as capacidades daquele primeiro e simples sistema. Eventualmente, ele teve que pesquisar alternativas e mudar para uma nova e maior solução de software que o suportaria de forma confiável por anos. Mas isto veio com o grande custo de mudar de software em meio a todo seu trabalho. Ele teve que fazer a transição dos dados dos clientes do antigo para o novo sistema e ainda, teve que aprender a operar o novo software ao mesmo tempo. 

O que ele deveria ter feito era ter confiado em um parceiro estabelecido com atualizações de software confiáveis e regulares. Enquanto um software melhor custa mais dinheiro, ainda existem modelos de preços que "crescem com você", de modo que você não tem que se comprometer com muito, tampouco cedo demais.

Eles não se planejaram à longo prazo


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Como a atualização da legislação trouxe muita incerteza, a situação era a de uma corrida ao ouro e as emoções estavam à flor da pele ("Preciso de uma solução ontem!"), era fácil trabalhar um dia de cada vez e ver o que acontecia. A duração dos projetos eram muito curtas e muitos "consertos rápidos" foram improvisados e teriam que ser consertados novamente mais tarde e sem nenhum valor agregado.

O que deveria ter ficado claro é que a legislação de proteção de dados veio para ficar. E ficará mais forte e presente com o tempo. À medida que mais e mais países adotam legislação semelhante, a proteção de dados se torna um padrão, não um adorno. Eventualmente, assim como a saúde ou segurança do trabalho, o cumprimento da proteção de dados torna-se uma parte regular da operação comercial.

Um DPO pode planejar isso criando um sistema que permite auditorias anuais de baixo complexidade, lembretes, atualizações de documentação e alertas. Porque a proteção de dados não é um trabalho pontual, mas um processo contínuo (e empresarial).


Como Podemos Ajudá-lo


two person shaking hands near white painted wall

Com a ECOMPLY novos clientes podem ser facilmente integrados e servidos em minutos. Uma estrutura organizacional pode ser montada através de uma chamada telefônica. Uma boa base para uma consultoria sobre proteção de dados pode ser estabelecida antecipadamente enquanto as "perguntas difíceis" podem ser adiadas, de modo que um DPO ainda tenha tempo para receber mais clientes.

Você ainda tem tempo para a captação de clientes geradores de receita porque pode contar com o sistema ECOMPLY para manter suas mãos livres. Muitos de nossos parceiros consultores até mesmo colocam menos do seu pessoal treinado para trabalhar com a ECOMPLY, de modo que a gerência tem mais tempo frente a frente com os clientes. Finalmente, a ECOMPLY é um grande ativo para mostrar a seus clientes durante as conversas de captação - você pode mostrar que você trabalha com um sistema reconhecido e consolidado - Made In Germany.

Com ECOMPLY, você não tem que ir com Tentativa e Erro. Nossa estrutura de sistema provou ser eficaz através da documentação de proteção de dados para centenas de empresas. O sistema é construído para produzir resultados de forma rápida e confiável. As atualizações sempre afetam todos os clientes e documentos simultaneamente, de modo que eles estão imediatamente disponíveis sem que sobre qualquer esforço para você.

Oferecemos à ECOMPLY pacotes de nível básico acessíveis para que você possa começar a usar nosso sistema confiável sem deixar um buraco em seu bolso. O sistema cresce com você sem nunca incorrer em custos de troca de planilhas ou soluções menos maduras.

E, por último, a ECOMPLY oferece suporte em longo prazo. O trabalho e o valor que você fornece a seus clientes muda com o passar dos anos. ECOMPLY o apoia lembrando seus afazeres, pré-carregando informações de anos anteriores e divulgando automaticamente as atualizações para todos os clientes, o que economiza o tempo de retocar documentos uma e outra vez. Seus clientes apreciarão o quanto você pode ser responsivo, mesmo depois de anos de serviço.

Image credits:

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Hauke Holtkamp, CEO ECOMPLY GmbH